MANAJEMEN INFORMASI

            Manajemen informasi sebagai suatu sumber mempunyai pola yang sama. Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang dapat digunakan. Ia harus memastikan bahwa orang yang ada dalam perusahaan akan dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula, sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen. Yang terakhir, manajer harus membuang informasi yang kuno, tidak lengkap, dan salah, dan menggantinya dengan informasi yang dapat digunakan. Semua aktifitas ini disebut manajemen informasi atau Information Management.

         Minat terhadap manajemen informasi telah meningkat sejak tahun-tahun terakhir ini, yaitu tidak hanya dalam dunia bisnis, namun juga di semua bidang dimana sumber dikelola. Dua alasan utama mengenai hal ini adalah: karena meningkatnya kekompleksan tugas manajemen dan keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.

Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen

            Manajemen selalu merupakan tugas yang sulit, bahkan sekarang ini ia lebih sulit dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan yang termasuk dalam ekonomi internasional, teknologi bisnisnya akan menjadi lebih kompleks, kerangka watu untuk menetapkan keputusan juga makin rumit, dan terdapat pula tekanan baik dari pesaing dan masyarakat.

Pengaruh ekonomi internasional

            Perusahaan dengan berbagai ukuran, sekarang ini menjadi subjek bagi pengaruh ekonomi yang datang dari mana saja di seluruh dunia ini. Hal ini dapat dilihat dalam pengaruh pada nilai dollar US dalam perbandingannya dengan nilai mata uang asing yang mempunyai keseimbangan impor dan ekspor.

Meningkatnya kekompleksan teknologi

            Kita dapat melihat contoh teknologi dalam bisnis setiap hari, yaitu bar code scanner yang ada pada supermarket, sistem reservasi pelabuhan udara yang menggunakan komputer, mesin teller otomatis, dan closed-circuit television dalam garasi parker. Terdapat banyak pula teknologi di balik layar yang tidak dapat kita lihat, misalnya robot yang digunakan dalam pabrik dan penyimpanan data pembelian otomatis, serta peralatan pendukung. Perusahaan menginvestasikan teknologi ini agar dapat bekerja maksimal dengan pengeluaran yang sedikit. Ia juga mengantisipasi tingkat pelayanan yang baik dengan karyawan yang sedikit. Statistik menunjukkan bahwa keinginan ini telah terpenuhi.

Penyusutan kerangka waktu

            Manajer harus bertindak secara cepat untuk merespon tekanan dari pelanggan, pesaing, dan pengendali stok. Setiap jengkal operasi bisnis bergerak dengan cepat sekarang ini daripada yang terjadi sebelumnya. Perwakilan penjualan (sales representative) melingkup ke seluruh wilayahnya dengan menggunakan jet, pesanan penjualan ditransmisikan ke kantor pusat melalui satelit, dan pengiriman pesanan disampaikan pada hari itu juga.

Tekanan pesaing

            Keinginan untuk beroperasi dengan cara yang paling efisien telah diperkuat dengan meningkatnya persaingan untuk mendapatkan dollar dari para pelanggan. Tekanan bukan saja berasal dari perusahaan domestik, namun juga oleh perusahaan di luar negeri. Pemerintah Amerika Serikat telah mengatur untuk membebankan tarif masuk untuk barang impor dari Negara tertentu (seperti sepeda motor dari jepang) dalam usahanya melindungi perusahaan dalam negeri yang mempunyai pasar yang sama dalam produk tersebut.

Tekanan sosial

            Tidak semua tekanan yang bersifat lingkungan merupakan cirri dari produksi, namun secara ironis, non-produksi pun mengakibatkan tekanan yang bersifat lingkungan. Hal ini benar dalam kasus adanya ketidaksenangan dari masyarakat yang tidak menginginkan adanya produk atau jasa tertentu. Keputusan harus didasarkan pada faktor ekonomi, demikian pula harus mempertimbangkan biaya sosial dan pembayaran gaji. Perencanaan perluasan, produk baru tempat penjualan baru, dan tindakan lain yang mempengaruhi masyarakat local dan internasional harus dipertimbangkan agar tidak berdampak buruk pada jangka waktu yang pendek maupun jangka panjang.

Keberadaan alat untuk memecahkan persoalan

            Sementara tugas manajer menjadi lebih kompleks, ada usaha untuk meningkatkan efektifitas dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kwantitatif dan peralatan elektronik, seperti computer. Selama tahun 1950-an, metematika tingkat lanjut digunakan untuk memecahkan masalah bisnis, biasanya dalam bidang manufaktur. Usaha awal ini disebut Operation Research (OR). Selama tahun 1960-an, istilah management science dikenal sebagai metode kwantitatif yang diterapkan dalam skala luas, misalnya dalam bidang keuangan dan marketing. Bertambahnya popularitas komputer pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an menyebabkan adanya usaha untuk memanfaatkan peralatan elektronik ini untuk penghitungan matematika. Sekarang, manajer dapat mengakses komputer sentral dari terminal seperti mesin ketik. Di beberapa perusahaan, para manajer mempunyai mikrokomputer sendiri atau micros. Biasanya, micros ini di sambungkan ke komputer sentral untuk membentuk jaringan pemecahan masalah yang terpadu.   

PERANAN MANAJER DALAM PENGELOLAAN MANAJEMEN INFORMASI

            Manajer adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan penggunaan segala jenis sumber. Sumber tersebut dapat berupa uang, peralatan, uang, bahkan informasi. Definisi luas semacam itu mencangkup orang yang biasanya tidak dianggap sebagai manajer, yaitu pastor, pimpinan band, senator, dan 83 pelatih tim atletik.

Keterampilan manajemen

            Ada banyak keterampilan yang bias disebutkan yang harus dipunyai oleh seorang manajer yang berhasil, namun dua diantaranya yang dianggap paling dasar adalah komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer pada semua tingkatan dan dalam semua area fungsional akan berkomunikasi dengan orang yang memberikan laporan kepadanya, dengan manajer lain, dan dengan orang di luar organisasi. Manajer tersebut juga harus memecahkan masalah dengan membuat perubahan terhadap operasi perusahaan, sehingga dapat menyesuaikan dengan lingkungannya yang telah berubah. Komputer dapat digunakan oleh para manajer untuk meningkatkan keterampilannya baik dalam berkomunikasi dan memecahkan masalah.

Komunikasi

            Manajer menerima dan mentransmisikan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Komunikasi lisan atau oral communication terjadi dalam pertemuan terjadwal maupun tidak terjadwal yang terjadi sewaktu melakukan pemeriksaan dan selama percakapan dalam telepon. Kejadian komunikasi lisan ini dapat pula melibatkan makanan dan aktifitas sosial. Komunikasi tertulis atau written communication mencakup laporan, memo, surat, dan majalah. Semua media harus ada bagi manajer, dan semuanya digunakan untuk beberapa tingkatan. Namun demikian, tiap manajer harus mempunyai preferensi atau pilihan sendiri. Seorang manajer bisa memilih percakapan malalui telepon dan melalui laporan komputer, dan manajer lain mungkin akan menggunakan cara yang berbeda. Seorang manajer harus menggabungkan media komunikasi untuk menyesuaikan model manajemennya.

.Pemecahan masalah

            Istilah pemecahan masalah atau problem solving mempunyai arti bahwa sesuatu yang tidak beres terjadi atau akan terjadi pada organisasi. Manajer bertindak untuk meminimalkan pengaruh yang akan merugikan itu atau memastikan bahwa masalah yang sama tidak akan terjadi lagi. Istilah tersebut juga mencakup sikap manajerial yang dimaksudkan pada kapitalisasi kesempatan atau opportunity. Manajer tidak boleh mengurangi perhatiannya kepada sesuatu yang berjalan tidak benar. Ia harus berusaha untuk memaksimalkan manfaat dari sesuatu yang telah bekerja secara benar.

            Manajer akan membuat keputusan selama proses pemecahan masalah. Pengambilan keputusan atau Decision making adalah tindakan pemilihan alternatif tindakan. Biasanya, diperlukan untuk membuat beberapa keputusan untuk menyelesaikan satu masalah.

Pemahaman komputer

            Komputer adalah peralatan yang dapat mendukung komunikasi maupun pengambilan keputusan. Manajer dapat memperoleh hasil yang terbaik dari komputer bila alat ini dapat ia pahami. Istilah pemahaman komputer atau computer literacy diciptakan untuk menampilkan pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk melakukan fungsi pada masa kini.

            Kebanyakan orang yang terlibat dalam lingkup manajemen sekarang ini, sebelumnya telah mempelajari komputer. Manajer yang demikian ini akan dapat bekerja dengan staf bagian komputer dalam suatu perusahaan untuk secara bersama-sama mengembangkan pemecahan persoalan yang berdasarkan komputer. Pada berbagai instansi, manajernya dapat bekerja sendiri.

            Tidak semua perusahaan mempunyai staf manajemen yang mempunyai pengetahuan tentang komputer, tapi banyak juga yang mempunyainya. Nampaknya, ukuran besar kecilnya perusahaan bukanlah merupakan faktor yang menentukan. Beberapa perusahaan kecil dengan kepemimpinan yang progresif telah menggunakan komputer dengan sangat efektif.

Pemahaman informasi

            Selain mempunyai pemahaman terhadap komputer, manajer modern harus pula  memahami cara menggunakan informasi dalam manajemen. Pengetahuan ini di istilahkan dengan pemahaman informasi atau information literacy dan membangun pada pemahaman komputer. Pemahaman informasi meliputi pemahaman kelebihan dan kelemahan metode yang menggunakan komputer dan yang tidak menggunakannya pada waktu metode ini diterapkan terhadap masalah bisnis. Ia juga mencakup pemahaman cara penggunaan informasi pada tiap langkah dalam proses pemecahan masalah.

            Seseorang dapat mencapai pemahaman komputer dengan mengikuti kuliah pengenalan komputer. Pemahaman dasar ini dapat dikembangkan dengan kursus tambahan atau dengan pengalaman.

Manajer dan sistem perusahaan

            Orientasi sistem atau system orientation sering diasosiasikan dengan manajemen modern. Dalam melakukan orientasi semacam itu, manajer harus melihat perusahaannya sebagai sebuah keterpaduan unit fungsional yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Unit dipadukan oleh masuknya sumber, seperti materi dan informasi, dan keberadaan tiap unit tergantung pada unit yang lain.

            Untuk melengkapi orientasi sistem ini, manajer harus mengetahui kepentingan lingkungan perusahaan. Perusahaan tidak hanya melihat pada lingkungan yang memberikan sumber kehidupannya, namun ia juga harus memberikan konstribusi ke lingkungan tersebut.

            Dengan menganggap operasi bisnis sebagai sistem yang terpadu dengan seting lingkungan yang lebih luas, berarti ini merupakan cara pemikiran yang abstrak. Namun, hal ini akan berguna bagi manajer. Ia akan mencegah manajer tersesat dalam detail pekerjaannya dan ia menekankan adanya kepastian bahwa semua bagian organisasi telah bekerja secara bersama-sama.

Arti Sistem

            Ketika kata sistem digunakan dalam hubungannya dengan operasi bisnis, maka ia mengacu pada kelompok elemen yang dipadukan untuk tujuan bersama dalam mencapai beberapa tujuan.

            Kelompok elemen (Group of Elements). Sebuah sistem harus mempunyai dari satu elemen. Batu cadas, misalnya, bukanlah merupakan sebuah sistem. Namun demikian, ia bisa menjadi bagian dari sebuah sistem, seperti tembok.

            Elemen terpadu (Integrated Elements). Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan yang logis. Sistem mekanik dapat dengan mudah memenuhi persyartan ini. Sebagai contoh, jam, mobil, sepeda, dan VCR dirancang untuk melakukan kerja tertentu, dan semua bagian berfungsi sebagai sistem tunggal.

            Banyak orang berpendapat bahwa elemen dari suatu sistem harus berfungsi secara singkron yang sempurna. Walaupun hal ini dikehendaki, namun tidak penting. Jam tangan yang tidak menunjukan waktu dengan tepat masih disebut sistem, walaupun ia merupakan sistem yang jelek.

            Maksud bersama untuk mencapai tujuan (Common purpose to achievean objectives). Sebuah sistem dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan sistem, dan bukan untuk tujuan sistem, dan bukan untuk tujuan masing-masing elemen tersebut. Sistem mekanik dirancang untuk mencapai operasi terkoordinasi semacam itu. Sistem yang terdiri dari manusia, seperti pekerja dalam suatu kantor, mempunyai koordinasi yang kurang terbangun. Manajer dari sistem manusia semacam itu harus selalu memotivasi elemen manusia tersebut agar dapat terkoordinasi, sehingga tujuan sistem dapat tercapai.   

     

Elemen Sistem

            Elemen dari suatu sistem bersifat terpadu. Dalam pandangan ini, sistem mentransformasikan input menjadi output. Mekanisme kontrol memonitor sistem dan mengatur operasinya, sehingga proses transformasi dapat berjalan dengan baik.

            Bila pengaturan elemen ini digunakan untuk menjelaskan sistem pemanasan , misalnya, maka input bahan bakarnya, seperti gas alam dan batubara. Proses pemanasan mengubah bentuk bahan bakar ini menjadi panas, yaitu out put. Mekanisme kontrolnya adalah thermostat, yang dapat disusun pada tingkat penampilan yang dikehendaki.

Arti Subsistem

            Subsistem (Subsystem) adalah sistem yang ada dalam sistem yang lebih besar. Hal ini berarti bahwa sistem berada pada beberapa tingkat.

            Mobil adalah sistem yang disusun dari beberapa sistem cabang, seperti sistem mesin, sistem body, dan sistem kerangka. Tiap-tiap sistem ini disusun dari sistem tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem bahan bakar, dan sebagainya. Sistem ini mungkin masih dapat dibagi kedalam sistem tingkat yang lebih rendah lagi atau terbagi atas bagian elemen. Oleh karena itu, bagian dari sistem dapat berupa sistem tingkat yang lebih rendah ataupun bagian elemen.

Arti Supersistem

            Jika suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut dinamakan supersistem. Sebagai contoh, internal revenue service adalah sebuah sistem, namun ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, yaitu pemerintah federal. Dalam hal ini pemerintah federal supersistem.

Sistem Bisnis

            Organisasi yang dikelola oleh manajer mungkin mempunyai tujuan keuntungan (profit), atau mungkin bersifat tidak mencari keuntungan (nonprofit). Juga, ia dapat bersifat (swasta), dalam hal kerja sama atau kepemilikannya, atau bersifat umum (public), bila ia merupakan unit pemerintah.

            Tanggung jawab utama manajer adalah untuk menjamin bahwa perusahaan akan mencapai tujuannya. Usaha ditujukan untuk menjadikan semua bagian dari perusahaan tersebut bekerja sama seperti yang harus dilakukannya. Manajer merupakan elemen kontrol dalam sistem, yang menjaga sistem tersebut agar bergerak ke tujuan.

            Sebagaimana halnya semua sistem, sistem dari suatu firma berada dalam satu atau lebih sistem yang mempunyai lingkungan lebih besar atau supersistem. Jika firma tersebut adalah bank, misalnya, maka ia merupakan bagian dari komunitas keuangan. Ia juga merupakan bagian dari komunitas keuangan.

            Sistem firma tersebut juga mencakup sistem yang lebih kecil atau subsistem. Subsistem dari bank, seperti bagian tabungan, deposito (checking account), dan bagian pinjaman. Walaupun masing-masing susistem ini mempunyai tujuan sendiri, namun tujuan tambahan atau cabang tersebut mendukung dan memberikan kontribusi terhadap tujuan keseluruhan dari firma (bank) tersebut.

Sistem Fisik dan Sistem konsep

            Firma fisik merupakan sistem fisik (physical system). Ia nyata, dapat dilihat, disentuh, ataupun ditendang. Bangunan, truk, karyawan, mesin, dan material semuanya adalah tujuan fisik.  Manajer menggunakan sistem konsep untuk mengelola sistem fisik ini.

            Sistem konsep adalah sistem yang menampilkan sistem fisik. Sistem konsep biasanya berujud kesan mental dalam pikiran manajer, seperti gambar atau garis pada lembaran kertas, atau berujud area magnetis dari penyimpanan komputer. Cara bagaimana informasi disimpan tidak penting disini. Yang penting adalah cara penampilan informasi itu. Sistem fisik penting bagi apa yang tersimpan, sedangkan sistem konsep penting untuk penampilan sistem fisiknya. Sebagai contoh, data yang ada dalam unit penyimpanan komputer adalah sistem konsep yang menampilkan sistem fisik dari firma tersebut. Jika penyimpanan computer menunjukkan bahwa ada tujuh puluh zak semen dalam gudang, maka inspeksi terhadap gudang harus menemukan tujuh puluh zak semen tersebut.