Perencaan Dalam Manajemen

           Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Perencanaan merupakan suatu proses  yang tidak berakhir  bila rencana  tersebut telah ditetapkan,   rencana  harus diimplementasikan .  Setiap  saat selama  proses implementasi  dan pengawasan, rencana-rencana memerlukan  modifikasi agar tetap  berguna. Perencanaan  kembali  terkadang  dapat  menjadi faktorkunci  pencapaian sukses akhir.  Oleh  karena itu perencanaan   harus mempertimbangkan  kebutuhan  fleksibilitas, agar mampu  menyesuaikan  diri dengansituasi  dan kondisi yang baru  secepat mungkin.   Perencanaan  juga merupakan pemikiran  kegiatan-kegiatan apa  saja sebelumdilaksanakan.   Berbagai  kegiatan ini biasanya  didasarkan  pada berbagai  metode, rencana, atau logika, bukan hanya atas dasar  dugaan atau firasat . Salah satu aspek  penting perencanaan  adalah  pembuatan keputusan (decision Making), proses pengembangan  dan penyeleksian  sekumpulan kegiatan  untuk memecahkan suatu masalah  tertentu. Keputusan-keputusan  harus dibuat  pada  bebagai  tahap  dalam  proses perencanaan.

Ada  Empat  Tahap Dasar Perencanaan:

Tahap   1    Menetapkan Tujuan  Atau serangkaian tujuan

Perencanaan  dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi  atau kelompok kerja  tanpa rumusan tujuan yang jelas  organisasi  akanmenggunakan sumber daya-sumber dayanya  secara tidak efektif.

Tahap  2    Merumuskan keadaan

Pemahaman akan sisi  perusahaan sekarang  dari tujuan  yang hendakdicapai  atau sumber dayasumber daya  yang tersedia  untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting,  karena  tujuan dan rencana  menyangkut  waktu yang akan datang.  Hanya setelah keadaan  perusahaan saat ini  dianalisa, rencana dapat dirumuskan  untuk menggambarkan   rencana kegiatan  lebih lanjut. Tahap  kedua ini  memerlukan informasi  terutama keungan   dan data  statistik  yang didapatkan  melalui komunikasi   dalam organisasi.

Tahap  3    Mengidentifikasi segala  kemudahan dan  hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan  serta kemmudahan  dan hambatan  perlu diindentifikasi kan untuk  mengukur  kemampuan  organisasi  dalam mencapai  tujuan.  Oleh  karena itu perlu  diketahui  faktor-faktor lingkungan   intern dan ekstern  yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau  yang menimbulkan masalah.  Walaupun sulit  dilakukan,  antisipasi keadaan, masalah dan  kesempatan  sertaanacaman  yang mungkin  terjadi di waktu mendatang adalah  bagian esensi  dari proses perencanaan

Tahap   4   Mengembangkan  rencana atau serangkaian  kegiatan  untuk  pencapaian tujuan

Tahap terakhir  dalam proses  perencanaan meliputi  pengembangan  berbagai alternatif  dalam proses  pencapaian tujuan, penilain alternatif-alternatif  tersebut  dan  pemilihan  alternatif  terbaik di antar  berbagai alternatif  yang ada.

Dalam perencanaan terdapat beberapa tipe perencanaan, yang saya jelskan yaitu perencanaan strategi dan perencanaan operasional

1. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).

Manajemen Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.

Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)

Strategi yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total. Strategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.

Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

Adafactor-faktor yang dapat mempengaruhi perencanaan, salah satunya adalah factor waktu dan perencanaan.

Factor waktu dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal,  yaitu:

1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-

alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan

memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

Misi Dan Tujuan Organisasi 
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan

2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya

2 unsur penting tujuan adalah :

1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana

2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan

Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

Dalam sebuah tujuan pasti mempunyai fungsi tersendiri, tidak mungkin membuat tujuan tapi tidak ada fungsi, berikut adalah beberapa fungsi-fungsi tujuan :

1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi

4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.

MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :

1. Pendidikan dan pelatihan bagai manajer

2. Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi

3. Pelaksanaan umpan balik secara efektif

4. Didorong adanya peserta dari bawahan

Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat dibuat manajer. Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan siapa yang akan melaksanakna setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses peerenacanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi pembuatan keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas rencana yang disusun.