Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan
organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan
rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana
dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Perencanaan
merupakan suatu proses yang tidak berakhir bila rencana
tersebut telah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan .
Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan,
rencana-rencana memerlukan modifikasi agar tetap berguna.
Perencanaan kembali terkadang dapat menjadi
faktorkunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu
perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan
fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengansituasi dan
kondisi yang baru secepat mungkin. Perencanaan juga
merupakan pemikiran kegiatan-kegiatan apa saja
sebelumdilaksanakan. Berbagai kegiatan ini biasanya
didasarkan pada berbagai metode, rencana, atau logika, bukan hanya
atas dasar dugaan atau firasat . Salah satu aspek penting
perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision Making), proses
pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk
memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus
dibuat pada bebagai tahap dalam proses
perencanaan.
Ada
Empat Tahap Dasar Perencanaan:
Tahap
1 Menetapkan Tujuan Atau serangkaian tujuan
Perencanaan
dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan
organisasi atau kelompok kerja tanpa rumusan tujuan yang
jelas organisasi akanmenggunakan sumber daya-sumber dayanya
secara tidak efektif.
Tahap
2 Merumuskan keadaan
Pemahaman
akan sisi perusahaan sekarang dari tujuan yang
hendakdicapai atau sumber dayasumber daya yang tersedia untuk
pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan
rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah
keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat
dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih
lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keungan
dan data statistik yang didapatkan melalui
komunikasi dalam organisasi.
Tahap
3 Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala
kekuatan dan kelemahan serta kemmudahan dan hambatan perlu
diindentifikasi kan untuk mengukur kemampuan organisasi
dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu
diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern
yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang menimbulkan
masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah
dan kesempatan sertaanacaman yang mungkin terjadi di
waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan
Tahap
4 Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan
untuk pencapaian tujuan
Tahap
terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan
berbagai alternatif dalam proses pencapaian tujuan, penilain
alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan
alternatif terbaik di antar berbagai alternatif yang ada.
Dalam
perencanaan terdapat beberapa tipe perencanaan, yang saya jelskan yaitu
perencanaan strategi dan perencanaan operasional
1.
Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif
yang telah diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).
Manajemen
Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Tahap
manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)
Strategi
yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total. Strategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total. Strategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.
Perencanaan
operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan
perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup
perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan
operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
Adafactor-faktor
yang dapat mempengaruhi perencanaan, salah satunya adalah factor waktu dan
perencanaan.
Factor
waktu dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan
dalam tiga hal, yaitu:
1.
waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
2.
waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan
tanpa
informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-
alternatif,
karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan
memperhitungkan
semua kemungkinan.
3.
jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Faktor
waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering
rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada
sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.
Misi Dan Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni
mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
1.
Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud
untuk merealisasikan
2.
Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai
kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
2
unsur penting tujuan adalah :
1.
Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2.
Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan
dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum
(tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan
terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai
dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.
Dalam
sebuah tujuan pasti mempunyai fungsi tersendiri, tidak mungkin membuat tujuan
tapi tidak ada fungsi, berikut adalah beberapa fungsi-fungsi tujuan :
1.
Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan
datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi
mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
2.
Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan
sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
3.
Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan
memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi)
organisasi
4.
Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang
penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi
para anggota
5.
Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar
perancangan organisasi
Berkenaan
dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan
dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali
pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif,
secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan
organisasi.
MBO
dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur
evektifitas MBO) , yaitu :
1.
Pendidikan dan pelatihan bagai manajer
2.
Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi
3.
Pelaksanaan umpan balik secara efektif
4.
Didorong adanya peserta dari bawahan
Pembuatan
keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan
penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan
menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat
dibuat manajer. Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan
organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan
siapa yang akan melaksanakna setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses
peerenacanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi pembuatan
keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas
rencana yang disusun.
0 komentar:
Posting Komentar