A.
Pengertian Evaluasi
Pada umumnya konsep evaluasi sebagai proses adalah: (1)
mengumpulkan informasi dan (2) menggunakan standar atau kriteria dalam evaluasi
(3) menarik kesimpulan, menetapkan suatu keputusan yang berguna yang dapat
diaplikasikan pada semua situasi yang dihadapkan pada pimpinan organisasi.
Ketiga unsur tersebut dicakup pada semua evaluasi. Semua metode kerja, kegiatan
dan situasi dalam suatu organisasi dapat dievaluasi.
Evaluasi dalam konteks manajemen terutama digunakan untuk membantu
memilih dan merancang kegiatan yang akan datang. Studi evaluasi dapat menilai
atau menduga keadaan yang dihasilkan suatu kegiatan dalam hal ini perubahan
organisasi (mencakup keluaran/output dan
hasil/outcome)
dan distribusi manfaat diantara berbagai kelompok sasaran, dan dapat menilai
efektivitas biaya dari proyek dibanding dengan pilihan lainnya. Jika kegiatan
tidak mempunyai sistem evaluasi yang efektif, bahaya akan meningkat untuk
melanjutkan kegiatan yang tidak menghasilkan manfaat yang diinginkan. Evaluasi
diperlukan untuk melihat kesenjangan antara “harapan dan kenyataan”. Hal yang
sangat dipentingkan dalam semua kegiatan evaluasi adalah kesempurnaan dan
keakuratan data. Evaluasi pada dasarnya merupakan kajian yang merupakan
kegiatan mencari faktor-faktor penyebab timbulnya permasalahan, bukan hanya
sekedar gejala yang tampak dalam permukaan. Karena itu evaluasi merupakan
kegiatan diagnostik, menjelaskan interpretasi hasil analisis data dan
kesimpulan.
Ada sebuah ungkapan yang menyatakan bahwa dunia akan selalu
berubah, masyarakat berubah, lingkungan berubah dan semuanya berubah. Pendek
kata tidak ada yang abadi kecuali perubahan itu sendiri. Organisasi pemerintah
sebagai sebuah organisasi terbuka suka atau tidak suka akan menghadapi perubahanperubahan
tersebut. Untuk itu ia harus terus menerus menyesuaikan diri dengan
perubahan-perubahan yang terjadi dilingkungan strategisnya. Dalam rangka
mewujudkan organisasi berkinerja tinggi, langkah akhir dalam proses yang harus
dilakukan adalah tahap evaluasi terhadap kinerja organisasi, sebagai upaya
menuju organisasi berkinerja tinggi.
Proses evaluasi terhadap kinerja organisasi ini penting
dilakukan, karena tanpa evaluasi tidak akan diketahui sampai sejauhmana
organisasi tersebut telah efektif melakukan perubahan menuju organisasi
berkinerja tinggi. Bisa dikatakan bahwa evaluasi terhadap kinerja organisasi
pada hakekatnya adalah sebuah usaha untuk mengetahui “di mana kita nyatanya
berada” dan “di mana kita seharusnya berada”. Dari hasil evaluasi bisa diketahui
apa kekurangan dalam mewujudkan organisasi berkinerja tinggi dan kemudian dapat
dilakukan langkah-langkah intervensi untuk memperbaiki kondisi yang ada.
Selanjutnya sebagai indikator organisasi berkinerja tinggi dapat
diukur dari hasil kerja organisasi (kinerja) organisasi itu sendiri. Bila hasil
evaluasi ternyata menunjukkan kinerja yang tinggi berarti organisasi tersebut
telah berhasil melakukan perubahan menjadi organisasi berkinerja tinggi. Akan
tetapi sebaliknya bila hasil evaluasi menunjukkan kinerja yang belum memuaskan,
maka perlu dicari permasalahan apa yang menghambat terwujudnya organisasi
berkinerja tinggi.
B.
Pendekatan Evaluasi Kinerja Organisasi
Mengingat pentingnya evaluasi kinerja organisasi untuk
mengetahui tingkat perubahan datam mewujudkan organisasi berkinerja tinggi,
maka pertanyaan yang muncul adalah:
·
bagaimana melakukan evaluasi terhadap kinerja organisasi?
·
Pendekatan apa yang digunakan?
·
dan indikator apa
saja yang pertu diukur sehingga evaluasi yang dilakukan dapat memberi informasi
keadaan yang sebenarnya dari tingkat kinerja yang ada?
Untuk mengevaluasi kinerja sebuah organisasi bisa digunakan
beberapa pendekatan. Pendekatan tersebut antara lain:
1.
Pendekatan pencapaian tujuan
Pendekatan
ini merupakan pendekatan yang paling umum digunakan dalam menilai kinerja
organisasi, dimana output dan atau hasil yang ada/dicapai dibandingkan dengan
hasil sebelumnya dan rencana/target yang telah ditetapkan. Dengan kriteria ini
kinerja organisasi ditentukan dengan seberapa
jauh pencapaian tujuan organisasi.
Untuk bisa menggunakan pendekatan ini, ada beberapa hal yang
harus dipenuhi, antara lain:
·
Organisasi mempunyai tujuan akhir
yang jelas, yang tercermin dari visi dan misi yang dimiliki
·
Tujuan-tujuan tersebut
diidentifikasi dan ditetapkan dengan baik agar dapat dimengerti
·
Tujuan-tujuan tersebut sedikit
saja agar mudah dikelola
·
Ada konsensus untuk mencapai
tujuan-tujuan tersebut.
·
Kemajuan kearah pencapaian tujuan
tersebut dapat diukur.
2.
Pendekatan Sistem/Proses Internal
Organisasi
yang berkinerja tinggi harus memiliki proses internal “yang sehat”. Organisasi
memiliki proses internal yang sehat jika arus informasi berjalan baik, pegawai
mempunyai loyalitas, komitmen, kepuasan kerja dan saling percaya. Kriteria yang
lain adalah minimalnya konflik yang tidak perlu terjadi serta tidak ada manuver
politik yang merusak dari para anggota. Selain itu, pendekatan ini lebih
menekankan kriteria yang akan meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang
dari organisasi, seperti memperoleh sumber daya, mempertahankan dirinya secara
internal dan berintegrasi dengan lingkungan eksternalnya. Tujuan akhir tidak
diabaikan, tetapi hanya dipandang sebagai satu elemen di dalam kumpulan
kriteria yang lebih kompleks. Pendekatan
ini lebih menekankan pada cara untuk mencapai tujuan. Hal-hal
tersebut di atas didasarkan pada asumsi-asumsi sebagai berikut :
·
Organisasi terdiri dari sub-sub
bagian yang saling berhubungan, dimana jika salah satu bagian mempunyai kinerja
yang jelek akan berpengaruh terhadap keseluruhan organisasi.
·
Interaksi yang berhasil dengan
lingkungan, sehingga manajemen tidak boleh gagal dalam mempertahankan hubungan
baik dengan pelanggan, serikat pekerja, dan lainnya.
·
Kelangsungan hidup membutuhkan
sumber daya, oleh karena itu harus dilakukan penggantian terus menerus terhadap
bahan baku, lowongan/ kekurangan pegawai diisi, perubahan pelanggan
diantisipasi dan sebagainya.
Pendekatan
sistem ini akan sangat berguna jika ada hubungan yang jelas antara masukan (input) dan
keluaran (out-put) dan
sebaliknya ada beberapa kendala karena kesulitan mengembangkan alat ukur,
misalnya untuk melihat kejelasan komunikasi intern.
3.
Pendekatan Kepuasan Konstituen Strategis
Organisasi tergantung dan sekaligus mempengaruhi hidup
orang-orang atau pihak di luar organisasi. Oleh karena itu tingkat kepuasan
tiap-tiap pihak yang terlibat merupakan kriteria penting bagi kinerja
organisasi. Dengan pendekatan ini organisasi pemerintah dikatakan efektif dan
atau berkinerja tinggi jika dapat memenuhi tuntutan dari konstituen yang mendukung
kelanjutan eksistensi organisasi tersebut. Yang dimaksud dengan konstituen
disini adalah orang atau sekelompok orang yang mempunyai pengaruh terhadap
kelangsungan hidup organisasi, seperti penyedia sumber daya, pelanggan dan
sebgainya.
Dan hal tersebut penting kiranya bagi organisasi mempunyai
kemampuan untuk mengidentifikasi konstituennya yang penting. Organisasi mampu
menilai pola preferensi konstituen tersebut dan mampu memenuhi tuntutannya
serta pada akhirnya organisasi harus mengejar sejumlah tujuan yang dipilih
sebagai respon terhadap kelompok-kelompok kepentingan.
Pendekatan ini akan sangat berguna ketika konstituen mempunyai
pengaruh yang kuat terhadap organisasi. Seperti yang terjadi sekarang ini
dimana masyarakat, Lembaga Swadaya Masyarakat dan Dewan Perwakilan Rakyat
begitu kuat tuntutannya kepada pemerintah (baca: organisasi pemerintah) untuk
bisa memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya. Karena adanya tuntutan tersebut
organisasi pemerintah diharapkan menanggapi dan memenuhi tuntutan konstituen
tersebut.
Ada beberapa kesulitan yang mungkin akan dihadapi ketika
menggunakan pendekatan ini. Penentuan konstituen strategis pada lingkungan yang
besar pada prakteknya sangat sulit, karena lingkungan berubah dengan cepat. Hal
lain adalah pada masing-masing bagian/unit organisasi bisa saja mempunyai
konstituen strategis yang berbeda. Dengan kondisi ini dengan sendirinya
organisasi akan kesulitan menetapkan konstituen mana yang harus dipenuhi
tuntutannya.
4.
Pendekatan Faktor Bersaing
Pada pendekatan ini seluruh variabel yang mempengaruhi
efektivitas organisasi diidentifikasi, kemudian menentukan bagaimana
variabelvariabel tersebut saling berhubungan. Hal ini dilakukan karena menurut
pendekatan ini, tidak ada pendekatan/kriteria yang paling baik untuk menilai
kinerja organisasi. Tidak ada tujuan tunggal yang dapat disetujui semua orang
dan tidak ada konsensus yang menetapkan tujuan mana yang harus didahulukan.
Oleh karena itu berbagai pendekatan tersebut dikonsolidasikan/dikombinasikan
sehingga membentuk kumpulan dasar nilai bersaing.
Dari kombinasi yang dilakukan didapat tiga kumpulan dasar nilai
bersaing sebagai berikut :
·
Fleksibilitas versus kontrol.
Dalam tiap organisasi dibutuhkan adanya fleksibilitas dan sekaligus kontrol
yang merupakan dimensi yang saling berlawanan. Fleksibilitas menghargai
inovasi, penyesuaian dan perubahan mengikuti perubahan dalam lingkungan,
sedangkan kontrol lebih menyukai stabilitas, ketentraman dan kemungkinan
prediksi.
·
Kepentingan manusia versus
kepentingan organisasi. Dalam tiap organisasi dimana didalamnya terdiri dari
manusia, akan selalu ada persaingan dimana manusia (sebagai individu/kelompok
kecil individu) mempunyai kepentingan yang terkadang berbenturan dengan
kepentingan organisasi. Dari hal ter sebut ter jadi persaingan apakah penekanan
lebih terhadap kebutuhan dan kesejahteraan manusia atau pengembangan dan
produktivitas organisasi.
·
Cara/proses versus tujuan/hasil.
Kondisi ideal dari tiap organisasi adalah cara/proses berjalan dengan baik
dalam arti sinergi dari tiap orang/unit berjalan baik sehingga tujuan
organisasi tercapai dengan baik.
